„Agilität“ und „Digitalisierung“ sind im Moment zwei Begriffe, die in der modernen Geschäftswelt in aller Munde sind und uns veranlassen, vieles zu hinterfragen, uns neu auszurichten und auch Anpassungen vorzunehmen.
Regelmässig im Fokus: die Sitzungen.
Die andere Art Sitzungen durchzuführen:
Das Thema Sitzungen (Besprechungen, Meetings, etc.) war in den vergangenen Jahren immer ein Dauerthema – und wird es meiner Meinung nach auch noch lange bleiben. Meist geht es darum, wie diese unproduktive Zeit besser, effizienter oder auch sinnvoller gestaltet und genutzt werden kann.
„Ist es eine unproduktive Zeit, wenn sich ein Gremium um Ziele, Strategie oder auch um Entscheide kümmert?“
Warum werden also neue Sitzungsmodelle versucht und warum kommen wir auch mit den neuen Modellen nicht zu einem wirklich besseren Ergebnis?
Die folgenden drei Anpassungen erfahre ich im Moment im eigenen Umfeld.
Anpassung 1 – Planung an Randzeiten
Die Idee hinter dieser Anpassung ist es, dass persönliche Bedürfnisse wie Mittagessen oder Feierabend zur gegebenen Zeit in den Vordergrund rücken und dadurch die Sitzung pünktlich beendet werden kann, bzw. durch Inputs und Diskussionen nicht unnötig in die Länge gezogen wird. Diese Anpassung berücksichtigt jedoch nur bedingt das Zeitmanagement des Sitzungsleiters.
Anpassung 2 – Einsatz von digitalen Mitteln
Es geht darum, Zusatzkosten wie Spesen zu minimieren oder gar zu eliminieren und auch den Faktor Zeit zu reduzieren. Dafür werden Telefonkonferenzen, Videokonferenzen oder noch moderner, Skype – Termine geplant und durchgeführt. Auch Whats App-Gruppen innerhalb der Teams werden für die Verbreitung von Information rege genutzt.
Anpassung 3 – Eine digitale Plattform als Sitzungsgefäss
In dieser Variante werden Unterlagen über eine entsprechende Plattform geteilt (z.B. SharePoint) und stehen zur Meinungsbildung jederzeit zur Verfügung. Der Entscheid wird ebenfalls elektronisch erwartet.
Sowohl als auch
Jede der drei genannten, und mit Sicherheit nicht abschliessenden Anpassungen haben Ihre Berechtigung oder ihren Sinn. Es geht in diesem Artikel auch nicht darum das eine oder das andere nicht mehr zu tun.
Es geht in meinen Ausführungen darum, dass zum einen die richtige Wahl für das entsprechende Gefäss getroffen wird. Zum anderen spreche ich hier von Methoden und Hilfsmitteln und diese unterliegen den gleichen Kriterien wie eine physische Sitzung.
Und genau in diesen beiden Punkten liegt auch die Herausforderung, warum das Endergebnis nicht den Erwartungen entspricht.
Herausforderungen
Herausforderung 1 – Zeitmanagement
Es gibt eine Vielzahl an verschiedenen Sitzungen. Entscheidungs-, Informations-, Diskussions-, Budget- oder Projektsitzungen, etc. Jedes dieser Sitzungsgefässe hat seinen persönlichen Charakter und benötigt die entsprechenden Rahmenbedingungen. Eine Diskussionssitzung zur Meinungsbildung und als Austausch zu einem bestimmten Thema kurz vor der Mittagszeit oder generell in einem zu kurz bemessenen Rahmen bietet beispielsweise nicht den nötigen Mehrwert.
Herausforderung 2 – Technologie
Nutzen Sie die Vielfalt der zur Verfügung stehenden Instrumente und Hilfsmittel und kombinieren Sie diese auch. Sich im Zeitalter der Digitalisierung z.B. nur auf Skype for Business zu fokussieren bringt nicht den gewünschten Erfolg. Digitale Hilfsmittel haben ihre Grenzen in der Kommunikation selber. Wesentliche Faktoren in der Kommunikation sind zum Beispiel auch Gestik & Mimik. Je nach Qualität der eingesetzten Mittel werden diesen beiden Kommunikationselemente reduziert oder gar eliminiert.
Ebenfalls kommt in diesem Punkt dazu, dass die digitalen Hilfsmittel nur so gut sind, wie der Nutzer/ Bediener sie auch einsetzen kann. Ich erlebe wenige Sitzungen, die von A-Z reibungslos funktionieren – Anmeldeschwierigkeiten, Mikrofon- und Kameraeinstellungen, technische Rahmenbedingungen, und noch viele Faktoren mehr, fressen schnell mal das geplante Zeitbudget auf. Was nun? Wie geplant die Sitzung beenden oder doch die Traktandenliste noch fertig machen?
Herausforderung 3 – Die Sitzung selber
Eine der grössten Herausforderungen einer Sitzung sind die Teilnehmer selber – alle Teilnehmer.
- Sind alle wie gewünscht/ wie gefordert vorbereitet?
- Kann ich zur vereinbarten Zeit anfangen?
- Sind alle Teilnehmenden während der ganzen Sitzung verfügbar?
- Sind alle Teilnehmenden mit der gleichen Motivation dabei?
- Sind alle im gleichen Stil aufmerksam und auch körperlich in der Lage um den Ausführungen entsprechend zu folgen?
- Etc.
Dies nur ein paar wenige Beispiele, wieso eine Sitzung schon vor Beginn nicht wie gewünscht bis am Schluss geführt werden kann.
Worin liegt nun also des Rätsels Lösung?
8 Tipps für eine erfolgreiche Sitzung, egal ob digital oder physisch
- Zweck & Ziel – Definieren Sie den erwarteten Endzustand und halten Sie daran fest.
- Zielgruppe – Die Sitzungsteilnehmenden verfügen über die Kompetenz den Zweck der Sitzung zu erfüllen – Berechtigt zu entscheiden, nötige Budgets zu sprechen,
- Vorbereitung – wurden die „Hausaufgaben“ für die Sitzung erledigt? Nur mit einer einheitlichen Grundlage kann die Sitzung entsprechend geleitet werden.
- Rechtzeitige Termine – Eine frühzeitige Planung ermöglicht, alle relevanten Teilnehmer an den Tisch zu bringen.
- Priorisierung – Ist die Wichtigkeit für alle Sitzungsteilnehmer gleichermassen gegeben?
- Traktanden – legen Sie eine klare Struktur fest. Alles was nicht als Traktandum festgelegt wurde, kann je nach Zeitverhältnissen unter Varia noch aufgenommen oder muss vertagt werden.
- Führung – Halten Sie sich an die Struktur und das geplante Timing, nur so erreichen Sie das festgelegte Ziel.
- Protokoll & Pendenzen – Halten Sie Entscheidungen und die wesentlichen Aussagen schriftlich fest.