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Führung & Kommunikation

16. October, 2019

– Erfahrungen aus dem Alltag

Mit der heutigen Zugreise nach Bern konnte ich wieder eine spannende Erfahrung im Bereich der Führung & der Kommunikation machen.

Bekanntlich leben wir heute in einer schnellen Welt und das folgende Beispiel zeigt in etwa wie schnell.

Es ist 06:40 im Businessabteil der 1. Klasse von Zürich nach Bern. Es wurde bereits rege telefoniert. Zwei Personen (Herr Y) neben mir unterhalten sich über ein Projekt (sind meiner Meinung nach in der Regel langfristige Angelegenheiten) und das von einer weiteren Person auf das eben versendete Dokument eine Antwort benötigt wurde. Kurze Zeit später wurde versucht die dritte Person telefonisch zu erreichen was im ersten Anlauf nicht gelang. Der Vorgang wiederholte sich noch zweimal und bei jedem Anruf wurde eine Nachricht auf die Combox gesprochen. Kurz nach 07:00 Uhr klingelte das Telefon und die gesuchte Person (Herr X)  war anscheinend in der Leitung.

Y: In kurzen Worten wurde erklärt, dass auf das versendete Dokument zwingend bis 07:15 eine Antwort erfolgen muss.

X: 10 Minuten später kam der Rückruf, soweit ich verstanden habe mit den benötigten Antworten.

Y: erklärte, schon etwas schroff, dass er die Antworten schriftlich, direkt auf dem 4-Seitigen Dokument zurück haben sollte.

X: Ich bin noch nicht im Büro und habe das Dokument auf dem Smartphone überflogen (4 Seiten in 10 Minuten). Eine schriftliche Antwort wäre in Anbetracht der  Zeitverhältnisse nicht möglich gewesen.

Y: Er brauche zwingend eine Antwort da das Dokument dringend versendet werden muss

X: Habe die Antworten gegeben für das schriftliche müsse Y selber sorgen

Ende des Telefonats, es ist 07:25

Alleine in diesem Szenario von rund 45 Minuten konnte ich verschiedene Führung- und Kommunikationsschwerpunkte ausmachen.

  • Die Lautstärke des Telefonats so zu regeln, dass der Nachbar nicht das Gespräch beider Parteien mit anhören muss
  • Wenn Aufträge klar gestellt werden, stimmt in den meisten Fällen das erwartete Ergebnis
  • Realistische Zeitangaben ermöglichen die fristgerechte Bearbeitung des Auftrages
  • Eine vorausschauende Planung lässt mehr Spielraum zur Umsetzung zu und es gibt keine Überraschungen
  • Der Versand von E-Mails funktioniert in der heutigen Zeit ausserordentlich gut. Es ist daher nicht notwendig den Empfänger 5 Minuten später über den erhalt einer Nachricht zu informieren in welcher alles darin steht was gefordert/ gewünscht ist.

Mit dem Zeitalter von E-Mails und Smartphones sowie der hohen Mobilität welche diese beiden Hilfsmittel heutzutage bieten, sind sie nicht über alle Zweifel erhaben. Ich erlebe oft, dass eine Planung entweder gar nicht mehr erstellt oder sie laufend über Bord geworfen wird. Man lebt von Minute zu Minute.

Für die vorgesetzte Person ist dieser Umstand weniger ein Hindernis als für die ihm unterstellten Mitarbeiter. Die versuchen den Erwartungen der Linie aber auch des Kunden gerecht zu werden und lösen die Situation unter verschärften Bedingungen. Durch die fristgerechte Lösung werden die Erwartungen nun gerade nochmals hoch geschraubt und die geleistete Arbeit wird dazu noch hinterfragt.